#3 Super Dicas para Aumentar sua Produtividade

Produtividade não é trabalhar por mais tempo, e sim melhor. Para muitas pessoas, 24 horas não são o suficiente para realizar todas as tarefas necessárias. Enquanto outros, além de concluírem suas atividades, ainda conseguem tempo livre para lazer e descanso.

O que muitos não entendem é que existe uma grande diferença entre trabalhar muito e ser produtivo. O segredo está em alcançar resultados elevados com o mínimo de recursos possível. Ou seja, fazer mais com menos.

Como consigo isso? Como aumentar minha produtividade?

Para responder a essa pergunta, eu trouxe 3 técnicas super eficazes para aumentar sua produtividade a níveis extraordinários:

1 Técnica de Pomodoro

A origem desse nome tem uma história interessante. Ela foi inspirada nos temporizadores de cozinha (timer), que são comercializados em diversos formatos.

Francesco Cirillo, o criador da técnica, estava estudando sobre o ciclo de foco e atenção, e o mais perto que ele tinha de um cronômetro era um timer na forma de um tomate (pomodoro, em italiano, significa tomate).

O Método Pomodoro consiste basicamente na gestão do tempo de acordo com nossos ciclos de produtividade. A cada 25 minutos de trabalho, você faz uma pausa de 5. E, a cada duas horas, uma pausa de meia hora.

É importante que, durante a pausa, você não faça nenhuma atividade relacionada a sua tarefa, para que sua mente descanse. Por exemplo: se você estiver lendo, na sua pausa, evite ler qualquer tipo de conteúdo, até mesmo nas redes sociais.

Liste suas atividades e se concentre em uma de cada vez. Tentar ser multitarefa, como já vimos anteriormente, acaba atrapalhando os seus resultados. Tarefas concluídas são melhores que ‘em andamento’.

Use a tecnologia a seu favor, existem vários aplicativos que podem lhe ajudar a organizar o seu dia. O despertador do seu celular pode ser um grande aliado na hora de controlar os blocos de tempo, bem como as pausas.

É muito importante que você siga à risca, caso não tenha terminado a tarefa, não estenda o bloco por mais alguns minutos. E, se terminar antes, aproveite para revisar o que fez.

Caso aparece alguma outra situação no decorrer do dia, não interrompa o seu ciclo. Anote-a e, se for o caso, inclua no seu planejamento. Quando você terminar o que estiver fazendo, pode resolvê-la.

Esse método é tão eficiente porque evita o estresse resultante da falta de descansos durante o dia, ou a sobrecarga mental dos ‘multitarefas’.

  1. Matriz de Eisenhower

Essa técnica é muito útil na hora de definir o nível de importância das suas tarefas. Para isso, você precisa responder apenas 2 perguntas:

  • Quais tarefas são importantes?
  • Quais tarefas são urgentes?

A partir disso, você irá montar uma tabela com duas colunas e duas linhas, formando 4 quadrantes, e preencher da seguinte forma:

jjj

  • As tarefas importantes e urgentes serão as que você fará primeiro.
  • As tarefas importantes, mas não urgentes, você irá incluir no seu planejamento e acompanhar.
  • As tarefas que não são importantes, mas são urgentes, você pode delegar e acompanhar.
  • As tarefas que não são nem importantes nem urgentes, simplesmente elimine, pois não irão agregar em nada.

“Tudo o que é importante, dificilmente é urgente. E tudo o que é urgente, quase nunca é importante” – Eisenhower, General e Presidente dos EUA

Definir o que deve ser priorizado é essencial para que você possa organizar o seu planejamento e se manter produtivo. Evitando o desperdício de energias com tarefas que, por vezes, não levam a nenhum resultado.

  1. Metodologia GTD: Gettingt Things Done (Fazer as Coisas)

Segundo seu criador, David Allem, a Metodologia GTD descarrega o HD da sua mente, deixando suas preocupações de lado enquanto faz as coisas acontecerem (Getting Thing Done).

Essa técnica consiste em 5 passos:

  1. Coletar: faça uma lista das suas tarefas, assim você não sobrecarrega o seu cérebro para lembrar tudo e não corre o risco de esquecer de fazer alguma coisa.
  2. Processar: Classifique as suas tarefas nas seguintes categorias:
      1. Fazer já: posso fazer em 2 minutos.
      2. Projeto: tarefa complexa.
      3. Compromisso: tem uma data.
      4. Aguardando: tudo que foi delegado.
      5. Próximas Ações: pode ser feita assim que possível.
      6. Algum dia: não dá para fazer agora.
      7. Delete: tarefa absurda, sem relevância ou que não agregue ao seu resultado.
  3. Organizar: coloque as tarefas que sobraram na seguinte ordem: Próximas Tarefas, Aguardando, Algum Dia, Projetos.
  4. Executar: Faça as coisas acontecerem!
  5. Revisar: Ao final do dia, revise e reclassifique as tarefas, bem como inclua novas atividades que possam ter surgido.

Você pode usar apenas uma delas, ou, o que é ainda melhor, combinar as 3. Use a Matriz de Eisenhower para identificar o nível de importância e o grau de urgência das suas tarefas. Posteriormente, defina a programação do seu dia com o Método GTD e, por fim, use o Método Pomodoro enquanto realiza suas atividades.

Eleve a sua produtividade a um novo patamar e alcance o tão sonhado Nível A. Comece hoje a colocar em prática e realize todas as suas metas, você é o único responsável pelos seus resultados.

Eu acredito em cada um de vocês!

Beijos!

Até a próxima!

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